Protocol verplichte vrijwilligersdiensten

Om een grote voetbalvereniging als Delta Sports goed te laten functioneren, moet een hoop werk worden verzet. Om de contributie betaalbaar te houden en de binding met de vereniging te vergroten, maakt de vereniging zoveel mogelijk gebruik van vrijwilligers. Dit zijn over het algemeen spelende leden en ouders/ verzorgers van jeugdleden. Maar ook andere enthousiastelingen zetten zich belangeloos in. Delta Sports kent een aantal functies dat wordt ingevuld door vaste vrijwilligers (bestuurs- en commissie functies, coördinatoren, leiders en trainers). Daarnaast is op een aantal plekken ondersteuning nodig die wordt ingevuld op roosterbasis. Deze ondersteuning noemen we ‘verplichte vrijwilligersdiensten’.

Verplichte vrijwilligersdiensten en doelgroepen

Binnen Delta Sports kennen we, naast de vele vaste vrijwilligersfuncties, drie verplichte vrijwilligersdiensten die alle worden vervuld op zaterdagen, bij toernooien of andere evenementen:

  • Bar- en keukendiensten

Taken zijn o.a. het bedienen van leden en gasten, bemensen van de koffiekraam (kiosk), frituren, bijvullen van de voorraad, opruimen en schoonmaken. Er is altijd een vaste vrijwilliger aanwezig om de leden en hulpouders wegwijs te maken en te begeleiden. De keuken- en bardiensten worden verricht, in tijdsblokken tussen 08.00 en 20.30 uur en duren 3,5 uur. Deze diensten worden m.n. verzorgd door spelende leden en ouders/verzorgers van de O6 t/m O11 teams. In deze categorieën wordt ieder voetballend lid (ouder /verzorger) maximaal viermaal per seizoen ingeroosterd.

  • Complexbeheer

* Dienst 1 vanaf 17.00 uur: opruimen en schoonmaken buitenruimte, taken zijn o.a. het legen van buiten prullenbakken, opruimen van zwerfvuil rond de velden en hoofdingang, aanvegen van ballenhok of terrassen en ophalen van hoekvlaggen. Voor het invullen van deze dienst wordt een compleet O12 t/m O14 team (jongens/meisjes) ingeroosterd. Per seizoen wordt ieder team 2 of 3 keer ingeroosterd.

* Dienst 2 vanaf 17.30 uur: opruimen en schoonmaken binnenruimte, taken zijn o.a. het schoonmaken van kleedkamers, legen van prullenbakken en aanvegen van de gang en toiletruimtes. Voor het invullen van deze dienst worden O15 t/m O17 teams (jongens/meisjes) ingeroosterd (3 tot 4 personen per dienst). Per seizoen wordt ieder team ca 3 keer ingeroosterd.

  • Scheidsrechter van een (jeugd)wedstrijd

Voor het fungeren als scheidsrechter van een jeugdwedstrijd worden O16 t/m O19 teams (jongens/meisjes) en Senioren (mannen/vrouwen) door het Wedstrijdsecretariaat ingeroosterd.

  • EHBO

Leden of ouders van jeugdleden in het bezit van een EHBO of BHV diploma kunnen zich aanmelden voor een EHBO-dienst op zaterdag.

Ieder lid wordt geacht per seizoen 100 punten[1] te halen in de vrijwilligers app (onderdeel van de voetbal.nl app). De verplichte vrijwilligersdiensten verschillen in zwaarte en tijdsinvestering. Voor een evenwichtige verdeling geldt daarom het volgende:  bar- / keukendienst = 50 punten, EHBO-dienst = 50 punten, fluiten senioren/019 wedstrijd  = 50 punten, fluiten van overige wedstrijden = 25 punten, ondersteuning Complexbeheer = 25 punten.

Vrijstelling

Voor de volgende leden is een vrijstelling voor verplichte vrijwilligersdiensten van toepassing:

  • Leden of ouders/verzorgers van jeugdleden die zich als vaste vrijwilliger inzetten voor de vereniging.
  • Trainers bij de O6 en O7 teams en maximaal 2 (limonade) ouders bij de JO7 teams.
  • Trainers / leiders van O13 t/m O19 teams (jongens/meisjes) Maximaal 2 per team.
  • Leider van Senioren teams (mannen/vrouwen), 1 per team bij twee leiders mogen zij hun vrijstelling “delen” (ieder de helft van het aantal punten).
  • Maximaal twee trainers (dus géén leiders) per jeugdteam O8 t/m O12. Indien er meer dan twee trainers per team zijn, dienen zij onderling de diensten te verdelen.
  • G-voetbal spelers en hun ouders.
  • Ouders van het Peuter- en Kleutervoetbal (3- en 4-jarigen).
  • Bij 2 leden binnen één gezin in de leeftijdscategorie O6 t/m 012 geldt vrijstelling voor verplichte vrijwilligersdiensten voor het tweede lid, bij 3 leden binnen één gezin geldt vrijstelling voor verplichte vrijwilligersdiensten voor het derde lid enz. (dus het aantal verplichte vrijwilligersdiensten in één gezin met meer leden is altijd het aantal leden min 1)
  • Sponsors zijn niet vrijgesteld van verplichte vrijwilligersdiensten.
  • De selectiespelers van Senioren 1 en Vrouwen 1 (zij verrichten andere taken).
  • De spelers van Senioren 2 en Vrouwen 2 (m.u.z. voor fluiten van wedstrijden).
  • Zaalvoetballers (alleen zaalleden die niet op veld voetballen).

Opstellen en publiceren van roosters                      

Het inroosteren:

  • Voor de bar- keukendiensten, koffiekraam, limonade diensten 1 en 2[2] en EHBO wordt gedaan via de app van Voetbal.nl. Leden of ouders van jeugdleden kunnen zichzelf inroosteren. Mocht dit onvoldoende gebeuren, waardoor teveel gaten in de roosters ontstaan, zal de vrijwilligerscoördinator zelf de leden gaan inroosteren die nog geen of onvoldoende vrijwilligerspunten hebben behaald.
  • Voor dienst 1 en 2 bij Complexbeheer wordt het inroosteren gedaan door de vrijwilligers coördinator of de coördinator Complexbeheer. Die dit per seizoenshelft bekend maakt maar ook al een doorkijk geeft naar de 2e
  • Van de scheidsrechters wordt dit gedaan door het Wedstrijdsecretariaat, die dit zo tijdig mogelijk bekend maakt via de leiders van de betreffende teams.

Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling met de vrijwilligerscoördinator, coördinator Complexbeheer of Wedstrijdsecretaris in discussie te gaan over de roosters of het protocol. Reacties kunnen worden geadresseerd aan secretaris@deltasports.nl.

Ruilen, afwezigheid en afkopen

  • De ingeroosterde vrijwilligers mogen onderling ruilen of zich laten vervangen. Zij dienen dit zelf/onderling te regelen via de app en door te geven (afhankelijk van de gekozen taak) aan de vrijwilligerscoördinator (keuken/bar), de coördinator complexbeheer (ondersteuning complexbeheer) of wedstrijdzaken (ehbo en fluiten).
  • Wanneer een ingeroosterde vrijwilliger niet komt opdagen, wordt -tenzij de verplichting is afgekocht- een boete opgelegd van € 100,- per gemiste verplichte vrijwilligersdienst (conform het Huishoudelijk Reglement). Deze boete wordt op basis van de afgegeven doorlopende machtiging zo spoedig mogelijk geïnd maar in ieder geval bij de eerstvolgende contributie- termijn of bij beëindiging van het lidmaatschap.
  • Leden of ouders/verzorgers van jeugdleden kunnen de verplichte vrijwilligersdienst afkopen voor een bedrag van € 200,- per seizoen (conform het Huishoudelijk Reglement[3]).
  • Dit afkoopbedrag wordt op basis van de afgegeven doorlopende machtiging zo spoedig mogelijk geïnd maar in ieder geval bij de eerstvolgende contributie termijn of bij beëindiging van het lidmaatschap. Het verzoek tot afkoop dient vóór 1 oktober van elk seizoen te zijn ingediend via penningmeester@deltasports.nl en geldt voor de rest van het seizoen. Restitutie is niet mogelijk.

In uitzonderlijke of onduidelijke situaties beslist het bestuur.

[1] Het aantal van 100 kan door het bestuur gewijzigd worden

[2] Limonade diensten zijn afhankelijk van bezetting van man van dienst op zaterdagochtend, bij onvoldoende bezetting worden deze diensten opengezet in de vrijwilligersapp.

[3] Het bestuur wil het afkopen van de verplichte vrijwilligersdienst aantrekkelijker maken en het tarief verlagen, hiervoor is een aanpassing van het HR en goedkeuring door de ALV noodzakelijk zodat dit pas kan ingaan in het seizoen 2021/2022.